Dans de nombreuses entreprises, la gestion des documents reste un casse-tête quotidien : fichiers éparpillés dans différents lieux de stockage, versions multiples d’un document – sans savoir laquelle est la bonne, difficulté à retrouver un fichier au bon moment…

Ces problèmes ne sont pas anodins : ils freinent la productivité, augmentent les risques d’erreurs, et nuisent à la collaboration. C’est pour répondre à ces enjeux qu’ErgoOffice propose une solution de gestion électronique de documents (GED) pensée pour les équipes projets.

Une gestion documentaire centralisée, fluide et sécurisée

Des workflows de validation pour structurer vos processus

Chaque document peut suivre un workflow de validation configurable :

• Définissez les étapes clés du processus : créez des séquences de relecture, d’approbation, de validation technique ou de signature selon le type de document.
• Assignez les tâches aux bons interlocuteurs : les étapes du workflow sont associées aux utilisateur, chacun ayant un rôle bien défini. Les responsabilités sont claires, et chacun sait quand et comment intervenir.
• Suivez l’état d’avancement en temps réel : visualisez en un coup d’œil où en est chaque document dans son cycle de validation. Les retards, les blocages ou les validations en attente sont facilement identifiables, ce qui permet une réactivité accrue.

Fini les validations perdues dans les chaînes de mails : tout est tracé, clair et automatisé.

Versioning intégré : ne perdez jamais l’historique

Chaque modification d’un document peut générer une nouvelle version, conservée dans l’historique.
Vous pouvez :

• Revenez à une version antérieure à tout moment : enregistrez les modifications d’un document dans une nouvelle version, sans écraser les précédentes. Vous pouvez consulter l’historique, comparer les versions, et restaurer une version antérieure en un clic si nécessaire. Cela évite les pertes d’information et permet de corriger rapidement les erreurs ou les oublis.
• Visualisez qui a modifié quoi, et quand : chaque version est tracée pour vous permettre de savoir précisément quel utilisateur a modifié un document, à quelle date et dans quel contexte. Cette visibilité renforce la responsabilité individuelle et facilite le suivi des contributions dans les projets collaboratifs.
• Garantissez la traçabilité des échanges : les échanges liés à un document sont enregistrés, ce qui permet d’effectuer un suivi complet et de disposer d’un historique fiable en cas de besoin.

Des bonnes pratiques intégrées pour une gestion homogène

ErgoOffice vous aide à structurer votre gestion documentaire :

• Arborescences types personnalisables pour vos projets : créez des structures de dossiers standardisées pour chaque type de projet (concours, exécution, rénovation, etc.), avec des sous-dossiers préconfigurés selon vos besoins. Ces modèles peuvent être adaptés à votre organisation interne, ce qui garantit une homogénéité dans le classement et facilite la prise en main par les équipes.
• Règles de classement automatiques : facilitez l’organisation des documents des projets en créant des règles basées sur des critères tels que le type de fichier. Un plan reçu par email, par exemple, peut être automatiquement classé dans le dossier “Plans d’exécution” du projet concerné.
• Droits d’accès centralisés (ErgoOffice + Windows) : gérez les autorisations d’accès aux documents depuis une interface unique, en synchronisation avec les droits Windows. Vous pouvez définir qui peut consulter, modifier ou supprimer un document, selon son rôle ou son appartenance à une équipe. Cela renforce la sécurité tout en simplifiant l’administration.
• Modèles de documents prêts à l’emploi : accédez à une bibliothèque de modèles personnalisés (courriers, PV, comptes rendus, fiches techniques…) directement depuis ErgoOffice. Ces modèles facilitent la production de documents conformes à votre charte graphique et à vos standards métier.

Un moteur de recherche puissant

Trouvez vos documents en quelques secondes grâce à :

• L’indexation full-text : tous les contenus textuels de vos documents (PDF, Word, Excel, emails, etc.) sont automatiquement analysés et indexés. Vous pouvez ainsi effectuer des recherches non seulement sur les titres ou les noms de fichiers, mais aussi sur le contenu même des documents. Un gain de temps considérable pour retrouver un email, une référence technique ou une note précise.
• La recherche par mots-clés, sujets ou contenus : lancez des recherches ciblées en utilisant des mots-clés ou des expressions. Vous pouvez également rechercher des documents à partir de sujets (étiquettes ou tags) attribués librement.
• Des filtres multicritères pour affiner vos résultats :tous les contenus textuels de vos documents (Word, Excel, emails, etc.) sont automatiquement analysés et indexés. Cela signifie que vous pouvez effectuer des recherches non seulement sur les titres ou les noms de fichiers, mais aussi sur le contenu même des documents. Un gain de temps considérable pour retrouver une clause, une référence technique ou une note précise.

Connecté à vos outils de planification

Grâce à l’intégration avec le module Planification, vous pouvez :

• Associez des To Do à vos documents : attribuez des actions à réaliser sur les documents et transformez les documents en éléments actifs des projets.
• Suivez les tâches liées à chaque fichier : visualisez en un coup d’œil toutes les actions en cours ou à venir sur un document donné. Le suivi est centralisé : vous savez qui est responsable de chaque tâche et quel est son statut (à faire, en cours, terminé). Cela facilite la coordination entre les membres de l’équipe et évite les oublis.
• Gérez vos échéances documentaires dans une seule interface : planifiez les dates limites pour chaque to do associée à un document et détectez instantanément celles qui arrivent à échéance.

Suivi en temps réel grâce aux widgets

Sur le tableau de bord ErgoOffice, des widgets dédiés vous permettent de:

• Visualisez les documents récemment modifiés : accédez rapidement à la liste des fichiers qui ont été créés, modifiés ou mis à jour récemment. Ce widget vous permet de suivre l’évolution des projets, de repérer les dernières contributions et de rester informé des changements sans avoir à parcourir manuellement les dossiers.
• Identifiez ceux en attente de validation : grâce au widget dédié, soyez informé du nombre de documents à traiter et anticipez la répartition de la charge de travail.
• Suivre l’activité documentaire de vos projets : grâce aux widgets associés à la gestion documentaire d’ErgoOffice, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble des traitements, ce qui vous permet de prioriser les actions à mener et d’anticiper les points de blocage.