Administratif
Des données organisées pour une meilleure visibilité
sur ses projets
Le module Administratif est le cœur organisationnel de votre environnement de travail. Il regroupe les outils essentiels pour structurer, centraliser et fluidifier la gestion de vos projets, de vos contacts et de vos informations internes. Pensé pour améliorer la productivité et la collaboration, il s’adapte à toutes les structures, qu’elles soient privées, publiques ou hybrides.
Annuaire : une gestion de contacts intelligente et connectée
Fonctionnalités clés
- Centralisation complète : tous les contacts internes et externes sont regroupés dans un seul espace, avec une organisation par projet pour une meilleure lisibilité.
- Structuration avancée : chaque contact peut être lié à un ou plusieurs projets, avec la possibilité d’ajouter plusieurs adresses (siège, facturation, livraison, etc.).
- Facturation facilitée : les informations de facturation, y compris les données pour la facturation électronique via le réseau Peppol, sont intégrées et synchronisées avec le module E-Documents.
- Identification automatique : en saisissant un numéro de TVA, les informations de l’organisation sont automatiquement récupérées pour gagner du temps et éviter les erreurs.
- Mobilité optimisée :
- Génération automatique de QR codes pour enregistrer rapidement les coordonnées d’un contact sur smartphone avant de partir en rendez-vous.
- Possibilité de synchroniser les contacts avec Office 365 (comptes Exchange).
L’annuaire centralise l’ensemble des contacts de votre organisation dans une interface claire, structurée et interconnectée avec les autres modules.
Notes : un espace de prise de notes structuré et collaboratif
Le module Notes vous permet de centraliser toutes vos idées, comptes rendus, informations clés et suivis de projet dans un environnement fluide et personnalisable.
Fonctionnalités clés
- Organisation par projet : chaque note est rattachée à un projet, avec une structuration en carnets pour mieux classer les contenus.
- Modèles de carnets : créez des modèles de carnets pour standardiser vos pratiques et fluidifier l’organisation des prises de notes.
- Édition en temps réel : les notes sont sauvegardées automatiquement, garantissant une continuité de travail sans perte de données.
- Notes privées : ajoutez des notes personnelles sur les projets, qui ne seront visibles que par vous.
- Impression rapide : chaque note peut être imprimée avec une mise en page automatique, prête à être partagée.
- Pièces jointes : ajoutez des documents, images, plans ou tout autre fichier directement dans vos notes pour un suivi complet.
- Création de tâches : transformez une note en to do en un clic pour ne rien oublier.
- Rappels de notes : faites le suivi de vos notes en ajoutant des rappels qui s’afficheront sur le tableau de bord.
- Synchronisation OneNote : pour une flexibilité maximale, notamment sur tablette et smartphone, vos notes peuvent être synchronisées avec Microsoft OneNote.
Fiche du projet : une vision complète et personnalisable
Chaque projet dispose de sa propre fiche, véritable carte d’identité, qui centralise toutes les informations essentielles à sa gestion.
Fonctionnalités clés
- Flexibilité sans compromis : que vous ayez des clients privés, professionnels sous la forme d’une maison mère, une filiale ou une agence, la fiche projet s’adapte à toutes les formes de structure.
- Champs personnalisables : ajoutez des informations spécifiques à votre activité qui sont importantes pour vous grâce aux champs personnalisables pour des fiches projets pertinentes.
- Contrôle des paramètres avancés des projets :
- Liste des intervenants internes et externes.
- Données financières pour la création d’offres et de factures.
- Définition d’alertes projet pour informer les utilisateurs à l’ouverture du projet et anticiper les risques.
- Informations utiles à la planification des ressources humaines en lien avec le module de Planification des ressources.
Raccourcis et favoris : l’efficacité à portée de clic
Accédez rapidement à vos projets et fonctionnalités préférés grâce à un système de raccourcis intelligent et personnalisable :
- Popup de favoris : une fenêtre qui s’affiche quand vous en avez besoin et qui vous permet d’accéder à vos projets favoris sans interrompre votre travail.
- Bandeau supérieur : retrouvez les actions les plus utilisées directement dans la barre de navigation :
- Accès au tableau de bord
- Fenêtre des favoris
- Saisie d’une fiche de temps (Financier)
- Création d’une note de frais ou de projet (Financier)
- Ajout d’une to do (Planification)
- Consultation des workflows (Documents)
- Accès à la fiche salarié (Ressources humaines)
- Notifications en temps réel (rappels de to do)
- Icône dans la zone de notification : pour un accès ultra-rapide à vos outils clés, même lorsque vous travaillez sur d’autres applications.
Prêts à transformer la gestion de vos données administratives ?
Découvrez dès maintenant comment le module Administratif d’ErgoOffice peut simplifier votre organisation, centraliser vos informations et optimiser votre productivité.
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